30 экзаменационных вопросов по MS Access

Оглавление

1. БД, СУБД. Основные понятия. 2
2. СУБД ACCESS. Окно Access. 2
3. Создание баз данных в Access – е. Объекты Access. 3
4. Проектирование таблиц БД. 5
5. Типы данных. 5
6. Свойства полей таблицы 6
7. Создание таблицы в режиме конструктора 8
8. Создание таблицы в режиме таблицы 9
9. Модификация структуры таблицы 12
10. Индексы в Access-е. Первичный ключ 12
11. Многотабличная база данных. Создание связей между таблицами 13
12. Типы связей. Соединения 20
13. Ввод и редактирование данных в таблицах 20
14. Изменение количества отображаемых столбцов 22
15. Запросы. Создание простых запросов 23
16. Создание запросов на обновление и удаление 32
17. Создание запросов на группировку и получение итоговых значений 35
18. Перекрестные запросы 37
19. Создание вычисляемых полей в запросах 43
20. Запросы для создания таблиц и для добавления записей 46
21. Проектирование форм в Access – е. Окно проектирования формы 47
22. Кнопки панели элементов управления формы. Связывание элементов управления 51
23. Создание элементов управления “Список”, “Поле со списком” и командной кнопки 54
24. Редактирование и форматирование форм 66
25. Создание форм в режиме мастера 66
26. Создание формы с подчиненной формой 70
27. Отчеты. Виды отчетов и методы создания 72
28. Создание отчетов в режиме мастера 73
29. Создание отчетов в режиме конструктора 76
30. Группировка и сортировка данных в отчетах 82

БД, СУБД. Основные понятия.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определенной предметной области, к которым могут иметь доступ много прикладных программ.

Система управления базами данных (СУБД) – это программные средства для создания, ведения и использования базы данных.

Основные возможности СУБД:

  • Введение данных, обновление, пополнение и расширение БД;
  • Вывод полной и достоверной информации на запросы;
  • Средства защиты информации в СУБД;
  • Высокая надежность хранения информации.

СУБД ACCESS. Окно Access.

MicrosoftAccess- это система управления базой данных, построенная на основе реляционных моделей

Реляционные БД – Это базы данных, данные в которых представлены в виде таблиц, с помощью которых можно описать предметную область.

Интерфейс БД – это комплекс программ (невидимых для пользователя), который организует диалог в процессе работы пользователя с БД. Общий вид окна Access показан на рис.. В левой части имеется область (Область переходов), в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям (таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д.). Чтобы открыть уже созданный объект нужно щелкнуть дважды по его имени в списке объектов.

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image077.png

Рис.1

В верхней части окна располагается элемент интерфейса, называемый Лентой, заменяющий меню и панели инструментов. В правой части окна располагается открытые объекты базы. Переключение между ними выполняется щелчком на ярлыке требуемого объекта. Щелчок правой кнопки мыши на ярлыке объекта открывает контекстное меню.

Создание баз данных в Access – е. Объекты Access.

Создать новую БД, можно выбрав пункт Новая база данных. После выбора данной команды активизируется область задач Новая база данных, в которой следует указать имя базы данных и место ее расположения.

Создать новую БД можно еще при помощи одного из шаблонов, окно с которыми вызывается командой Локальные шаблоны из группы Категории шаблонов

Основные объекты:

Таблица – основной объект БД. Создаются таблицы пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Из таблиц пользователи получают нужную им информацию. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк);

Еще одно определение Таблицы

В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Каждая строка в таблице – запись БД, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные обо всех объектах.

Форма – объект, используемый для разработки интерфейса, при помощи которого выполняется ввод данных пользователем, просмотр и редактирования БД.

Запросы – производный от таблицы объект БД, с помощью которого пользователи получают нужную информацию из таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице, а также создавать новые таблицы на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Отчеты содержит сжатую форматированную информацию, полученную на основании БД по заданному формату. При этом выполняется обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета.

Макрос – способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – программы на языке VisualBasic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

Проектирование таблиц БД.

Проектирование заключается в создании моделей таблиц и определение какие данные будут в них храниться

Таблица состоит из Полей – это столбцы и записей – это строки

Каждое Поле содержит данные, тип которых нужно определить заранее

Типы данных.

Тип данных полей таблицы бывают мледующие

1. Текстовый – текстовая информация; до 255 символов

2. Числовой – числовые данные, которые участвуют в математических вычислениях.

3. Денежный – значения валют. Применяются для предотвращения округлений во время вычислений.

4. Поле Memo – длинный текст или число, например описание; до 64 000 символов

5. Дата/время – даты и время.

6. Счетчик при добавлении записей автоматически вставляется последовательность чисел, которые отличаются на 1 или несколько случайных чисел.

7. Логический – да/нет.

8. Поле объекта OLE – объекты, которые созданы в других программах (Word, Excel, рисунки, звуки).

9. Гиперссылка – адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в WWW, интрасети, LAN или локальном компьютере.

10. Мастер подстановок – создает поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или списка значений.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства определяют условия ввода данных. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию, а можно не трогать.


  1. Свойства полей таблицы.

Пункты Свойств зависят от выбранных нами Типа данных

1. Размер поля – задает максимальное число символов для ввода данных в поле.

2. Новые значения – определяет способ увеличения значения поля счетчик при добавлении в таблицу новых данных.

3. Формат поля – задает формат вывода значений этого поля.

4. Число десятичных знаков – определяет число десятичных знаков при отражении числа.

5. Маска ввода – задает маску ввода, которая облегчает ввод данных.

6. Подпись – определяет текст в качестве подписи ввода.

7. Значение по умолчанию – задается значение, по которому оно автоматически вводится в поле при создании новой записи.

8. Условие по значению – определяет требования к данным, которые вводятся в поле.

9. Сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, которое выводится на экран, когда нарушено условие ввода данных, определенное в свойстве «Условие по значению».

10. Обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

11. Пустые строки – определяет, допускается ли ввод в это поле пустых строк (“ “).

12. Индексированное поле – определяет индекс, который создается по одному полю.


  1. Создание таблицы в режиме конструктора.

Данный режим применяется для создания и изменения структуры таблицы. Структура таблицы включает такие понятия как имя поля, тип поля и свойства поля.

Для создания, нажимаем на пункт меню Создание – Конструктор таблиц

Для перехода в данный режим необходимо нажать кнопку Режим на панели Режимы вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор.

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой представлены на рис.

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image082.png

Рис. Панели вкладки Конструктор

Сама таблица отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис.).

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image083.png

Рис. Таблица в режиме Конструктора

Окно Конструктора таблиц является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры: Имя поля, Тип данных, Описание.

Правила присвоения имен в Access: не более 64 символов. В одной таблице поля не могут иметь одинаковое имя; оно не должно начинаться с пробела; запрещены точка, восклицательный знак, прямые скобки и управляющие символы с кодами ASCII 1-31.

Рекомендуется при присвоении полям имен применять «говорящую» аббревиатуру и короткие названия.


  1. Создание таблицы в режиме таблицы.

После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1 (см рис.). Пользователю предлагается работа с таблицей в так называемом «Режиме таблицы».

Рис. Создание новой таблицы

Создание Таблицы вручную

Режим таблицы

Таблицу можно создать нажав на пункт меню Создание – Табоица

По умолчанию активен режим таблицы, который позволяет сразу начать ввод данных в таблицу. Новое поле создается автоматически при вводе данных в самый правый столбец таблицы – Добавить поле

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image079.png

Рис. Ввод данных в таблицу

В режиме таблицы активизируется вкладка Режим таблицы, панели которой показаны на рис.

С их помощью можно добавлять, удалять, переименовывать поля таблицы, задавать им тип данных и формат отображения, устанавливать связи между таблицами.

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image080.png

Рис. Содержание вкладки Режим таблицы

Для перемещения между записями в нижней части окна таблицы находится панель навигации (рис.).

https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image081.png

Рис. Панель навигации


  1. Модификация структуры таблицы.

Модификация структуры таблиц осуществляется в режиме Конструктора. Для входа в него, нужно правой кнопкой мыши щелкнуть по уже созданной Таблице и в контекстном меню, выбрать пункт Конструктор, далее модификация происходит как и при создании таблицы в режиме конструктора – Вопрос№7. Можно добавлять новые поля, удалять имеющиеся, корректировать названия, типы данных и свойства Полей таблицы


  1. Индексы в Access-е. Первичный ключ.

Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.

2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц

Это помогает в последствии при организации связей между таблицами. Для создания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт (Shift – в случае составного ключа). Либо встав на нужное поле, в режиме конструктора, выбрать пункт Ключевое поле

Еще одно определение КЛЮЧА

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Ключ, состоящий из нескольких полей называется составным ключом. В СУБД Access в качестве ключа может быть использован Счетчик, который автоматически возрастает на единицу при вводе в таблицу новой записи. Такой ключ называют искусственным. Он семантически не связан ни с одним полем таблицы. Из-за этого он допускает повторный ввод одних и тех же записей. Но с помощью него просто устанавливать связь между таблицами. Основное свойство ключа – уникальность, неповторимость.

  1. Многотабличная база данных. Создание связей между таблицами.

Задачей проектирования базы данных является создание такой модели, в которой исключено дублирование хранимых данных.

Например, есть база учеников школы:

В одном классе может учится много учеников и в каждом классе – один классный руководитель, при внесении большого количества учеников, придется каждый раз вводить повторяющееся значение класса и назначать каждый раз классного руководителя. При этом возможны ошибки при многократном введении ФИО руководителя и классов. Для того чтобы исключить повторный ввод этих значений, БД делают многотабличной, т.е. те данные, которые будут многократно повторятся, заносят в отдельные таблицы:

Таблица учителей:

Таблица классов:

Каждому классу, в таблице Классы назначается руководитель, причем в поле классный руководитель, мы подставляем не полное имя учителя, а его Код

Теперь в таблицу Ученики, мы, вместо наименования класса подставляем Код класса, а классный руководитель уже привязан к Классу, поэтому в таблицу Ученики, мы Классного руковоиделя не вноисм, он уже привязан к Названию Класса.

Получаем таблицу Ученики следующего вида:

Т.е. мы получили многотабличную базу данных, состоящую из трех таблиц, между которыми установленны связи 1 ко многим

Зная ФИО ученика, мы можем по связи установить класс, в котором он учится, а по номеру класса, мы можем узнать ФИО классного руководителя. Создание связей, см. ниже.

Структура базы данных определяется структурой таблиц и связями между ними.

Создание связей между таблицами

Связи создаются в конструкторе Схемы данных

В меню нажимаем пункт Схема данных

Добавляем в схему данных имеющиеся таблицы, перетаскивая их мышью слева в окно Схемы данных

Далее хватаем мышкой поле Код класса из таблицы Классы и перетаскиваем мышью на поле Класс в таблице Ученики, появляется окно свойств создаваемой связи

Указываем Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление данных, нажимаем Создать, связь создается

То же самое проделываем с полем Классный руководитель таблицы Учителя и полем Классный руководитель, таблицы Классы.

Теория:

Связь между таблицами устанавливается с помощью ключей. Главной называют таблицу, первичный ключ которой используется для установления связи с другой таблицей, которая в этом случае называется подчиненной.

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ главной таблицы ввести в состав подчиненной таблицы. Название ключа может быть другим, но обязательно одинаковыми с первичным ключом должны быть тип и размер вторичного ключа в подчиненной таблице. Для удобства лучше обозначение вторичного ключа оставлять таким же, как и первичного. Однако если ключом выбран Счетчик, то вторичный ключ должен иметь тип Числовой – длинное целое (но не Счетчик!). Вторичный ключ – это или обычное поле, или часть первичного ключа в подчиненной таблице.

СУБД Access для реализации связи «многие-ко-многим» требует создать таблицу связи и ввести в нее в качестве вторичных ключей первичные ключи двух таблиц, которые должны иметь такую связь (М:М). После этого устанавливается связь 1:М каждой из двух таблиц с таблицей связи. Между двумя таблицами таким образом реализуется связь М:М. Если в БД «Моя библиотека» создать таблицы Книги и Авторы, то связь между ними будет вида М:М, так как одной записи в таблице Книги (реквизиты одной книги) может соответствовать несколько записей в таблице Авторы. Потому что у одной книги может быть несколько авторов. В свою очередь, одной записи в таблице Авторы могут соответствовать несколько записей в таблице Книги, так как один автор может написать несколько книг. Таблицу связи можно назвать КнигиАвторы, в которую будут включены ключи обеих таблиц – Книги и Авторы. Если требуется, в таблицу связи можно включить и другие поля.


  1. Типы связей. Соединения.

Связи между таблицами бывают трех типов:

«один-к-одному» (1:1) – одной записи в главной таблице соответствует одна запись в подчиненной таблице,

«один-ко-многим» (1:М) – одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице Это самая распространённая связь, она реализована на примере Учеников и классов, Классов и Классных руководителей.,

«многие-ко-многим» (М:М) – нескольким записям в главной таблице соответствуют несколько записей в подчиненной таблице. Или одной записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй таблице. И одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой таблице.


  1. Ввод и редактирование данных в таблицах.

После завершения работы по созданию структуры таблицы, пользователь может в режиме Таблицы приступить к заполнению таблицы данными. Для этого надо щелкнуть два раза левой клавишей мыши по названию таблицы в окне Базы данных, например «Ученики»

Ввод и редактирование данных в таблицу базы данных осуществляется непосредственно в соответствующей ячейке таблицы.

При вводе и редактировании данных в таблице в поле маркера записи, которое размещается слева от записи таблицы, находятся специальные значки:

http://chebgym5.ru/bd/images/clip_image019.gif Активная запись (в версиях Access до 2007)
http://chebgym5.ru/bd/images/clip_image020.png Пустая запись в конце таблицы
http://chebgym5.ru/bd/images/clip_image022.gif Измененная запись

Для удаления целой записи в таблице необходимо в режиме Таблица установить курсор в любое поле удаляемой записи и щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Удалить запись

. Для удаления сразу нескольких записей их необходимо вначале выделить.

Добавление записей в таблицу осуществляется в режиме Таблица. При этом новая запись добавляется в конец таблицы.


  1. Изменение количества отображаемых столбцов..

Для редактирования выводимых столбцов (полей) нужно щелкнуть Правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и в контекстном меню выбрать пункт Отобразить поля

Откроется список полей таблицы, для скрытия какого-либо столбца или нескольких столбцов нужно снять галку


  1. Запросы. Создание простых запросов.

Одним из стандартных объектов Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Access существует несколько видов запросов: запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи; запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц; запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи); запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов

В Access параллельно используются два языка для создания запросов:

1. Графический язык (позволяет создавать запросы по образцу) QBE (QueryByExample);

2. Структурированный язык запросов SQL(StructuredQueryLanguage).

Запрос по образцу формируется путем заполнения бланка в окне Конструктора запросов, который открывается пунктом меню Конструктор запросов

При нажатии на который открывается новый запрос с предложением добавить в него таблицы из которых мы хотим извлечь данные

Добавляем интересующие нас таблицы

Таблицы добавляются с уже установленными связями.

Выберем поля из таблиц, которые мы хотим видеть в результате Запроса. Либо перетаскиваем их в нижнюю табличную часть, либо два раза щелкаем по нужному подю таблицы, либо выбираем из списка – сначала выбираем

, потом поле из этой таблицы

Получаем самый простой запрос:

В котором мы берем Наименование класса из таблицы Классы, ФИО ученика из таблицы Ученики, имя классного руководителя из таблицы Учителя.

Закрываем, сохраняем, указываем имя сохраняемого запроса

Теперь, при его открытии, мы получим результат выборки из трех связанных таблиц

Пользователь Access создает запрос, используя бланк QBE. При этом система автоматически переводит выражения, содержащиеся в бланке запроса по образцу, в последовательность инструкций языка SQL. Пользователь может просматривать текст SQL и редактировать его в «окне SQL».

В Access запрос можно открыть в трех режимах:

1. Режим Конструктора открывает бланк QBE для создания запроса;

2. Режим SQL открывает «Окно SQL», в котором содержится текст инструкции SQL;

Наш запрос на SQL выглядит так:

3. Режим таблицы открывает результат выполнения запроса. Access размещает результат действия запроса в динамическую таблицу, структура которой сохраняется в файле БД.

Так же в конструкторе запросов вы можете установить порядок сортировки по любым полям

Строка «Условие отбора» Бланка Запроса позволяет включать в результаты запроса только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям. Используются следующие типы условий:

1. Выбор записей таблицы, значения которых не соответствуют определенному условию одного из полей. Для этого используется оператор NOT.

Пример: NOT 102, NOT «Процессор»

2. Выбор записей при условии неточного совпадения условий поиска. Если вы не помните точного написания условий поиска, следует использовать оператор LIKE (похожий). Пример, LIKE “Во*” В кавычках указывается образ.

Символ в образе:

? – любой один текстовый символ;

* – вместо любого количества символов;

# – любая одна цифра;

[список знаков] – любой один знак в списке знаков.

Если в поле Фамилия указан критерий отбора записей LIKE “[А-Д]*” , то результатом будут записи с фамилиями на букву А, Б, В, Г, Д.

Если в поле Товар задано условие LIKE “[БД]*”, то результатом будут записи с товаром на букву Б, а потом на букву Д.

Для вывода информации о студентах, имеющих в фамилии вторую букву А следует для поля Фамилия задать выражение – Like “?a*”

3. Множественные критерии. Используются логические операторы для составления сложного критерия внутри одного и того же поля: AND, OR, NOT, BETWEEN. Пример:

Условие отбора LIKE “[К-Н]*” 4 OR 5

Для вывода фамилий студентов с ростами в интервале от 160 см до 170 см нужно задать по полю Рост следующее условие:

a) с использованием символов отношений “<”, “<”

>=160 AND <=170

b) Без использования указанных символов

Between 160 and 170

Для вывода фамилий студентов, у которых фамилии начинаются, заканчиваются или содержат букву Р следует задать по полю Фамилиявыражение Like “P*” OR Like “*р” OR Like “*р*”.

Например, для того, чтобы выбрать всех учеников, Фамилия которых начинается с буквы «И» в условие отбора поля ФИО нужно ввести условие Like “И*” Звездочка указывает на то, что неважно какие буквы идут после первой буквы И


  1. Создание запросов на обновление и удаление записей

С помощью запроса на обновление можно обновить группу записей, удовлетворяющих определенному критерию, например Для того чтобы перевести всех учеников класса с кодом 1 в следующий класс, нужно воспользоваться запросом на обновление, он отберет всех учеников учащихся в классе с кодом «1» и обновит это поле на код «2»

С помощью запроса на удаление можно сразу удалить группу записей, удовлетворяющих определенному критерию. Этот запрос особенно эффективен при удалении большого числа записей. С помощью запроса на удаление можно явно удалить записи только из одной таблицы. Но если было определено каскадное удаление, то будут также удалены связанные записи из подчиненных таблиц. Запрос на удаление имеет формат вида:

DELETE FROM <имя таблицы> [WHERE <условие отбора>]

В данном запросе будут удалены все ученики, которые учатся в классе с кодом «1»

Если необязательный параметр Условие отбора будет пустым, то удалятся все записи.


  1. Создание запросов на группировку и получение итоговых значений.

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать путем создания (новых) вычисляемых полей, но и производить так называемые итоговые вычисления. Можно выполнять следующие типы расчетов:

Sum– сумма в группе записей;

Avg – среднее значение для группы записей;

Min – минимальное значение в группе записей;

Max – максимальное значение в группе записей;

Count – подсчет числа значений в группе записей.

Например, мы хотим подсчитать сколько учеников учатся в том или ином классе.

Создаем запрос

Для появления дополнительной строки необходимо щелкнуть на кнопке Итоги на панели инструментов Показать или скрыть
https://poznayka.org/baza1/511379758172.files/image104.png


И указываем, что все записи нужно сгруппировать по названию класса и указать количество (Count) записей с одинаковыми классами, результатом будет таблица:

Чтобы подсчитать общую сумму поступившего товара в таблице поступления нужно указать следующие параметры

Получим результат


  1. Перекрестные запросы.

Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

  • возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
  • простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Перекрестные запросы имеют переменное количество столбцом в зависимости от того какие значения записей мы хотим видеть в качестве заголовков

Например есть поступления, каждое поступление было на разную дату и в качестве заглавий столбцов хотим видеть значения дат. Для этого и нужно использовать перекрестный запрос

Мы хотим узнать на какую дату что поступало

Для создания перекр. Запроса используем Мастер создания перекрестных запросов

Выбираем нужную таблицу

Нажимаем Готово, получаем результат в виде таблицы со столбцами с наименованием дат:

В конструкторе перекрестный запрос выглядит так:


  1. Создание вычисляемых полей в запросах.

Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми.

Создадим таблицу Поступления. В нее будут заносится поступления какого-либо товара, его количество и по какой-либо цене

Заполним эту таблицу

Для вычисления на какую сумму поступил товар мы создадим запрос с вычисляемым полем СУММА

В которое введем формулу

Сумма: [Поступления]![Количество]*[Поступления]![цена]

Здесь

Сумма – название отображаемого поля в результате выполнения запроса. Это имя мы определяем сами, после него обязательно двоеточие

[Поступления]![Количество] – В квадратных скобках мы указываем из какой таблицы (в нашем случае из Поступления)мы берем Количество

И умножаем Количество на [Поступления]![цена] из той же таблицы

Результатом данного запроса, при его открытии мы получим выборку по таблице [Поступления] с вычисляемым полем Сумма, которого нет в данной таблице

Нажимаем Главная- Режим таблицы, чтобы увидеть результат


  1. Запросы для создания таблиц и для добавления записей.

Запрос на создание таблицы Access используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но, в отличие от него, сохраняет таблицу с результатами запроса. Он так же выполняет выборку данных, но, в отличие от нее, для сохранения выбранных данных создает новую таблицу, имя которой указывается при создании запроса на создание таблицы при нажатии кнопки

Запрос на создание таблиц используется, например, для создания резервной копии БД,


  1. Проектирование форм в Access – е. Окно проектирования формы.

В Access можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access используют формы. Форма – это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Смысл формы – пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Преимущество форм раскрывается особенно наглядно при вводе данных заполненных бланков. Здесь форма повторяет вид бланка. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.

Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. Так же, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.

Для того, чтобы создать форму с помощью инструмента Конструктор форм (Окно проектирования формы), выполните такие действия.

1. Нажмите на кнопку Конструктор форм в группе Формы на вкладке Создание. В результате выполненных действий в рабочей области окна появится бланкпустой формы, который не связан ни с одним источником данных.

https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-Vy97SC.png

  1. ПКМ -> Колонтитулы (Указываете авторскую метку)-> заголовок/примечание (название формы, текущее время и дата)

https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-n8sxGU.png

3. Свяжите форму с источником данных. Для этого на панели инструментов нажмите на кнопку Свойства и выберите источник данных для формы.

4. Перетащите необходимые поля для формы.

https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-_ifius.png

https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-_0TG6O.png

  1. Создайте необходимый интерфейс с помощью представленных «кнопок»: 1- выбрать, 2- поле, 3- надпись, 4 – кнопка, 5 – вкладка, 6 – гиперссылка, .. 10 – разврыв страницы, 11 – список, 12- диаграмма, 19 – вложение, 20 – переключатель (другие) 21-подчиненная форма.
  2. На выходе у вас получается вот такая форма
    https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-5I6ObY.png

https://studfiles.net/html/2706/707/html_zBlCEAZYD5.8v3k/img-OUF0TN.png


  1. Кнопки панели элементов управления формы. Связывание элементов управления.

Работа по созданию несвязанных и вычисляемых элементов в режиме конструктора форм происходит, в основном, при помощи панели элементов управления.

http://lab314.brsu.by/sil/BA3_OZO/sil_bd/bdt_ozo/img_dop/form_el.png

Выбрав нужный элемент на панели, следует поместить указатель мыши в нужной области формы (он превратится в значок выбранного элемента) и щелкнуть левой кнопкой.

  • Выбор объектов используется для выделения, изменения размеров, перемещения и редактирования элемента управления, по умолчанию нажата;
  • Поле используется для создания одноименного элемента управления, служащего для вывода текста, чисел, дат, вычисляемых выражений; этот элемент можно связать с одним из полей таблицы или запроса;

Для связи используется окно свойств элемента управления Поле(нужно дважды щелкнуть по нему) и во вкладке Данные указать к какому полю таблицы или запроса относится это поле

  • Надпись используется для создания области текста;
  • Кнопка – элемент управления, с помощью которого можно активизировать функцию или макрос;
  • Гиперссылка
  • Разрыв страницыВкладка – элементы, позволяющие разделить информацию из источника записей на отдельные страницы (вкладки);
  • Группа переключателей используется для создания элементов управления (группы переключателей, флажков или выключателей);
  • Выключатель, Флажок, Переключатель – элементы управления, принимающие значение Да/Нет, которые можно связать с полем базовой таблицы (запроса) и/или использовать для организации диалога с пользователем;
  • Поле со списком, Список используются для создания элементов управления, содержащих список потенциальных значений, которые можно внести в строку свойства Источник строк или использовать подстановку из имеющейся таблицы или запроса;
  • Свободная / присоединенная рамка объекта, рисунок  – средства для вставки в форму рисунка, рамок (связанных и свободных), рисования линий и прямоугольников;
  • Подчиненная форма/отчет для включения в данную форму информации из дополнительного источника. Как правило, в качестве подчиненной формы используется объект (форма, запрос, таблица), связанный с исходным. Поэтому в подчиненном объекте зачастую отражаются не все записи, а только соответствующие определенному значению некоторого поля главной формы.
  • Мастер помогает ввести свойства соответствующих элементов, по умолчанию включена

  1. Создание элементов управления “Список”, “Поле со списком” и командной кнопки.

Список.    Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.

Чтобы добавить на форму элемент Список, нужно в панели инструментов нажать на пункт Список

Затем щелкнуть на месте в форме , куда мы хотим добавить этот список

Запустится мастер создания поля, следуем его инструкциям

Выбираем какое поле из таблицы Ученики будет отображаться в нашем списке (Выбрали ФИО, но можно выбрать все поля или часть)

Поле список добавилось

Просмотрим форму:

Поле со списком.    Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Поле со списком, добавляется аналогично, только в Панели инструментов нужно выбрать элемент

После завершения работы мастера получим Поле с раскрывающимся списком

При просмотре формы:

Для того чтобы добавить кнопку на форму, необходимо в Панели инструментов выбрать элемент Кнопка

Далее следуем рекомендациям запустившегося Мастера создания кнопок:

Выбираем нужное нам действие. В данном случае, при нажатии на нашу кнопку наша форма закроется, но действия можно выбрать любые другие


  1. Редактирование и форматирование форм.

Кроме оформления фона формы, в Access можно легко отформатировать и отдельные’элементы управления: изменить цвет текста, ширину, цвет и стиль границы элемента формы.

Изменить внешний вид границы можно с помощью окна свойств элемента управления. Выделите элемент управления, который необходимо изменить, щелкнув по нему левой кнопкой мыши, а затем нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Конструктор форм (Form Design). В открывшемся окне свойств раскройте вкладку Макет (Format) и с помощью полосы прокрутки найдите свойства, отвечающие за оформление текста и рамок. Выбор значений для большей части свойств рамок элементов управления осуществляется при помощи раскрывающихся списков. Для определения значения свойства, определяющего цвет какого-либо параметра, необходимо ввести число, представляющее нужный цвет в системе обозначения цветов в Windows, что достаточно сложно. Поэтому для задания цвета элемента управления проще воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов Формат (форма/отчет).

В табл. 5.3 приведены названия и возможные значения свойств границ элементов управления, которые можно установить в окне свойств элемента управления.

Свойство Описание Возможные значения
Тип границы (Border Style) Определяет вид линий, образующих границу элемента управления формы Отсутствует (Transparent); Сплошная (Solid); Штриховая (Dashes); Пунктирная (Short Dashes); Точечная (Dots); Редкото-чечная (Sparse Dots); Штрих-пунктирная (Dash Dot); Штрих-точечная (Dash Dot Dot)
Цвет границы (Border Color) Указывает цвет границы Номер цвета
Ширина границы (Border Width) Определяет ширину границы Сверхтонкая (Hairline) или толщиной от 1 до 6 пунктов

Таблица 5.3. Значения свойств границ элемента управления

Хотя все параметры форматирования элемента управления формы можно установить в окне свойств, все же более удобным и наглядным способом настройки элемента управления является использование панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)).

Чтобы изменить цвет текста, а также цвет или ширину границы, используя кнопки этой панели инструментов, сначала выделите элемент управления, параметры которого необходимо изменить, а затем щелкните по стрелке, расположенной справа от соответствующей кнопки панели инструментов Формат (форма/отчет), например кнопки Цвет текста (Font/Fore Color). В появившейся палитре выберите нужный цвет или ширину границы для элемента управления.

Обратите внимание на то, что изменить цвета текста и границы (свойства Цвет текста (Fore Color) и Цвет линии/границы (Line/Border Color)) можно только у элементов управления формы. При выделенном каком-либо разделе формы кнопки Цвет текста и Цвет линии/границы панели инструментов Формат (форма/отчет) недоступны. По умолчанию в качестве цвета текста и цвета границы элементов управления используется черный цвет. Выбор цвета границы элемента управления осуществляется с помощью кнопки Цвет линии/границы на панели инструментов Формат (форма/отчет).

С помощью кнопки Оформление (Special Effects) панели инструментов Формат (форма/отчет) можно создавать специальные эффекты отображения элементов управления, например приподнятые или “утопленные” текстовые поля. Чтобы определить ширину границы элементов управления, воспользуйтесь кнопкой Толщина Линии/границы (Line/Border Width). Функции всех кнопок панели инструментов Формат (форма/отчет) были описаны в табл. 5.2 этой главы.


  1. Создание форм в режиме мастера.

простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы запустить мастер создания форм нажимаем кнопку Мастер форм:

Выбираем Таблицу или Запрос на основании которого будет создана форма. Добавляем поля которые будут отображаться на форме

Выбираем тип отображения формы

Получаем результат


  1. Создание формы с подчиненной формой.

Подчиненной называют форму, вставленную в другую форму. Главная форма называется основной, а форма, вложенная в нее, — подчиненной. Комбинацию формы и подчиненной формы иногда также называют иерархической формой, сочетанием основной формы и формы подробностей или комбинацией родительской и дочерней форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением “один-ко-многим”. Отношение “один-ко-многим” представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице. Например, можно создать форму, в которой отображаются сведения о УЧИТЕЛЯХ и которая содержит подчиненную форму с Классами, в которых эти учителя являются классными руководителями.

В нашем случае, если встать на Таблицу Учителя и нажать кнопку ФОРМА, то автоматически создастся сложная форма, где в верхней части будут учителя, а в нижней, Подчиненной форме будет список классов в которых данный учитель – руководитель.

Это произошло потому что мы имеем связь 1-ко-многим Таблицы Учителя и таблицы Классы, т.е. один Учитель, может быть руководителем во многих классах


  1. Отчеты. Виды отчетов и методы создания.

Отчёты отличаются от прочих объектов Access тем, что предназначены только для вывода данных на печатающее устройство, но не на экран. В них приняты специальные меры для группировки выходных данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Отчеты во многом похожи на формы и страницы доступа к данным, но имеют иное функциональное назначение — они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

В Microsoft Access для создания отчетов можно использовать различные средства:

§ Мастер отчетов

§ Конструктор отчетов

§ Инструмент Report

§ Пустой report

https://poznayka.org/baza1/511379582742.files/image041.png


  1. Создание отчетов в режиме мастера.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления

Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

§ В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

§ В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

§ Щелкнуть на кнопке ОК .

https://poznayka.org/baza1/511379582742.files/image042.png

§ Все “Доступные поля” переведем в “Выбранные поля”, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

§ На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

§ На шаге “Выберите порядок сортировки записей”. В раскрывающемся списке выберем нужное нам поле для сортировки по возрастанию.

§ На шаге “Выберите вид макета для отчета”. Выбираем: Макет – блок, ориентация – книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

§ На шаге ” Выберите требуемый стиль”. Выбираем – Изящная.

§ Следующий шаг – “Задайте имя отчета”. Вводим имя – какое пожелаем. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

https://poznayka.org/baza1/511379582742.files/image043.png

§ Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

https://poznayka.org/baza1/511379582742.files/image044.png


  1. Создание отчетов в режиме конструктора.

Для того чтобы создать Отчет с самого нала вручную, без использования Мастера – открываем конструктор Отчетов

Открывается пустой Отчет

Добавляем в него еще и заголовок

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

· заголовок;

· верхний и нижний колонтитулы;

· область данных;

· примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов – графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета – область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

Добавляем надписи в верхний и нижний Колонтитул, то, что будет выводится на каждой странице, регулируем высоту заголовка, Колонтитул, области данных.

Открываем Свойства отчета

И указываем в них источник данных, т.е. Таблицу или Запрос из которых будут браться данные для нашего отчета:

После этого, мы можем добавить в Область данных поля из выбранной таблицы Ученики

Поля добавляются простым перетаскиванием в область данных

Поле этого форматируем, упорядочиваем, устанавливаем размеры полей, надписей, назначаем шрифты, размеры шрифтов, цвет шрифтов, в общем приводим наш отчет в удобочитаемый вид и получаем:

На предварительном просмотре он выглядит так:


  1. Группировка и сортировка данных в отчетах.

Если в отчет мы еще добавим классного руководителя

И отредактируем отчет, добавиви туда еще поле Классный руководитель, то мы увидим, что Классный руководитель повторяется

И отчет этот трудно читаем

Для того чтобы увидеть какие ученики принадлежат какому Учителю добавим группировку по Классному руководителю, для этого по любому свободному месту отчета щелкам правой кнопкой мыши и выбираем пункт Сортировка и группировка

Добавляем группировку

Появился заголовок Классный руководитель, туда мы перетаскиваем поле Классный руководитель

Устанавливаем высоту заголовка, получаем следующую структуру отчета:

Вот, что будет напечатано на принтере

Редактируем макет в режиме конструктора

Получаем

Один комментарий на «“30 экзаменационных вопросов по MS Access”»

Добавить комментарий